PENYUSUTAN ARSIP

Penyusutan Arsip

Penulis : Restu Pramona, SS

(Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang)

Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1 Angka 2, menyebutkan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip adalah bagian terpenting dari proses kegiatan pada sebuah organisasi atau perangkat daerah, dimana arsip menjadi pembuktian adanya suatu kegiatan yang dilakukan. Minimal satu arsip pasti tercipta setiap harinya, sehingga jumlah arsip pun akan terus bertambah dari hari ke hari.

Akumulasi dari arsip yang tercipta akan terus mengalami penambahan volume. Jika laju pertumbuhan arsip yang dihasilkan dari proses administrasi tidak dikelola dengan baik, maka akan menyebabkan terjadinya penumpukan arsip. Hal tersebut pada akhirnya akan menimbulkan masalah serius, seperti meningkatnya kebutuhan ruang penyimpanan arsip, biaya peralatan dan kesulitan penemuan kembali arsip ketika dibutuhkan. Oleh karena itu, usaha-usaha untuk mengelola arsip secara terpadu melalui sistem pengelolaan arsip yang aplikatif sudah seharusnya dilakukan.

            Saat ini Perangkat Daerah di Kota Padang patut bersyukur karena pengalihan proses administrasi dari manual ke digital melalui Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SRIKANDI) menyebabkan beban pengelolaan arsip manual menjadi berkurang. Namun meskipun saat ini arsip dapat disimpan secara digital, jangan lupakan keberadaan arsip manual sebelumnya yang saat ini kebanyakan belum tertata secara maksimal di Perangkat Daerah.

Perangkat Daerah adalah bagian dari Pemerintah Daerah yang  menggunakan sumber dana negara, maka arsip yang tercipta dari kegiatan mereka dinyatakan sebagai arsip milik negara. Oleh sebab itu Perangkat Daerah memiliki tanggung jawab besar untuk melakukan pengelolaan terhadap arsip yang mereka miliki, karena satu lembar arsip yang mereka ciptakan menggunakan uang negara. Dan setiap uang negara yang digunakan ada pertanggungjawaban di dalamnya.    

Sebagai bentuk keseriusan Pemerintah Kota Padang terhadap pentingnya pengelolaan arsip di Perangkat Daerah, saat ini Kota Padang telah memiliki 89 orang arsiparis baik PNS maupun PPPK. Sehingga Perangkat Daerah tidak lagi memiliki alasan untuk tidak melakukan pengelolaan arsipnya. Pengelolaan arsip adalah hal mutlak yang wajib dilakukan oleh setiap Perangat Daerah di lingkungan Pemerintah Kota Padang.

Pengelolaan arsip yang baik akan mempermudah dilakukannya penyusutan terhadap arsip yang dimiliki Perangkat Daerah. Nasib akhir arsip apakah arsip akan dimusnahkan atau disimpan, segera dapat dilakukan, sehingga akumulasi arsip di Perangkat Daerah dapat berkurang sesuai retensi atau jangka simpannya. Pengelolaan arsip yang baik akan memberikan banyak manfaat bagi Perangkat Daerah, antara lain penumpukan arsip akan berkurang, penemuan arsip kembali akan lebih mudah, efisiensi ruangan dan sarana prasarana penyimpanan arsip serta efiesinesi biaya pengelolaan arsip. Dan poin penting dari penyusutan arsip adalah penambahan nilai Pengawasan Kearsipan Internal Kota Padang bagi Perangkat Daerah, karena indikator penyusutan arsip memberikan sumbangan nilai yang cukup besar.    

            Pemerintah Kota Padang telah mengeluarkan aturan terkait penyusutan arsip. Sebagaimana tertuang dalam Peraturan Walikota Padang Nomor 41 Tahun 2019 tentang Pedoman Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Secara garis besar penyusutan arsip meliputi 3 (tiga) kegiatan, yakni Pemindahan Arsip Inaktif, Pemusnahan Arsip dan Penyerahan Arsip Statis. 

Meskipun penyusutan arsip menjadi tanggung jawab Perangkat Daerah sebagaimana tertuang dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Walikota Padang Nomor 41 Tahun 2019 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, namun Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang selaku Lembaga Kearsipan Daerah yang bertanggung jawab untuk melakukan pembinaan kearsipan, akan melakukan pendampingan terkait kegiatan penyusutan arsip ini.

Dalam rentang waktu dari Januari hingga September 2024, tercatat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang telah memfasilitasi pemusnahan arsip untuk 14 (empat belas)  Perangkat Daerah, antara lain :

1.     Badan Pengeloaan Keuangan dan Aset Derah (BPKAD) sebanyak 165.118 berkas

2.     Badan Kepegawaian dan Pengelolaan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) sebanyak 2365 berkas

3.     Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah sebanyak 173 berkas

4.     Dinas Pemadam Kebakaran sebanyak 955 berkas

5.     Dinas Perikanan dan Pangan sebanyak 266 berkas

6.     Kecamatan Padang Barat sebanyak 83 berkas

7.     Kecamatan Padang Selatan sebanyak 755 berkas

8.     Kecamatan Lubuk Begalung sebanyak 134 berkas

9.     Kecamatan Lubuk Kilangan sebanyak 31 berkas

10.  Dinas Tenaga Kerja dan Perindustrian sebanyak 88 berkas

11.  Badan Perencanaan Pembangunan Daerah sebanyak 103 berkas

12.  Dinas Lingkungan Hidup sebanyak 1067 berkas

13.  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebanyak 75 berkas

14.  Badan Pendapatan Daerah sebanyak 8163 berkas

Sementara itu dalam rentang waktu tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang telah memfasilitasi dan menerima penyerahan arsip inatif dengan retensi 10 (sepuluh) tahun dari 1 (satu) Perangkat Daerah yakni Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah sebanyak 10 sampul arsip dan penyerahan arsip statis dari 4 (empat) Perangkat Daerah, yakni:

1.     Badan Perencanaan Pembangunan Daerah sebanyak 284 berkas

2.     Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah sebanyak 53 berkas

3.     Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil 103.028 berkas

4.     Dinas Pertanian 9 berkas

5.     Dinas Perikanan dan Pangan 18 berkas

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang memberikan apresiasi yang setingi-tingginya bagi Perangkat Daerah yang telah memiliki inisiatif untuk melakukan pengelolaan dan penyusutan arsip. Semoga seiring dengan berjalannya waktu, semakin banyak Perangkat Daerah yang memiliki kesadaran untuk melakukan pengelolaan dan penyusutan arsipnya.