Dalam rangka meningkatkan akuntabilitas kinerja dan tata kelola Kearsipan pada OPD di Lingkungan Pemerintah Kota Padang, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang melaksanakan kegiatan Pembinaan Kearsipan yang telah dilaksanakan sampai Bulan September 2024 diantaranya Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD), Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik, Kecamatan Nanggalo, Kecamatan Koto Tangah dan Kecamatan Padang Timur.

Pembinaan kearsipan ini bertujuan melakukan bimbingan dan pendampingan pada pencipta arsip OPD untuk melaksanakan penyelenggaraan Kearsipan sesuai dengan ketentuan berpedoman pada Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Dalam penataan arsip in aktif, setiap OPD wajib menyediakan ruang penyimpanan arsip (record center) dari unit pengolah disimpan dan dipindahkan ke unit kearsipan, agar arsip-arsip in aktif tersebut tertata dengan rapi dan teratur.

Adapun bentuk pendampingan yang dilakukan dalam penataan arsip ini seperti menyampul arsip-arsip in aktif dengan menggunakan kertas cassing, menata arsip yang sudah disampul ke dalam box arsip, serta menata arsip pada rak arsip dengan menggunakan prinsip asal usul arsip. Masing-masing sampul, box dan rak arsip tersebut diberi nomor sesuai urutan dan permasalahannya.

Diharapkan pada setiap OPD agar arsip-arsip in aktif yang ada pada unit pengolah (bidang/seksi) diserahkan kepada unit kearsipan (bagian umum/sekretariat) dengan membuat berita acara serah terima arsip in aktif.

Arsip-arsip in aktif yang telah habis masa retensinya bisa diusulkan untuk dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat daftar arsip usul musnah sehingga siklus arsip bisa berjalan dan tidak menumpuk.