KEGIATAN SOSIALISASI PENGEMBANGAN SDM JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS PNS DAN PPPK
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA PADANG
TANGGAL 6-7 JUNI 2024
I. PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
Mengelola arsip adalah mengelola informasi. Mengelola arsip tidak hanya dituntut memahami dari segi fisiknya, tetapi mengelola arsip harus juga memahami dari segi structure, content dan contextnya. Terlebih lagi perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat sangat berpengaruh terhadap pengelolaan arsip sehingga dalam pengelolaannya memerlukan keahlian khusus di bidang kearsipan. Konsep, teori, dasar-dasar dan prinsip-prinsip kearsipan harus menjadi pijakan bagaimana suatu arsip dikelola. Oleh karena itu, diperlukan Sumber Daya Manusia (SDM) yang memiliki wawasan ilmu kearsipan agar SDM tersebut kompeten, mampu dan terampil mengelola arsip dengan baik. Dalam hal ini SDM yang dimaksud adalah Jabatan fungsional arsiparis, dimana jabatan fungsional arsiparis ini tertuang dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2017.
Kegiatan Sosialisasi Pengembangan SDM Jabatan Fungsional Arsiparis ini merupakan hal penting dalam pengelolaan arsip secara keseluruhan hingga arsip dapat terpelihara dengan benar, mudah diakses dan aman sehingga mendukung tercapainya tujuan kearsipan yang baik. Untuk tercapainya semua itu, Jabatan Fungsional Arsiparis ini perlu mengetahui tugas dan tangggung jawabnya.
Pada Pemerintahan Kota Padang terdapat Jabatan Fungsional Arsiparis PNS dan Jabatan Fungsional Arsiparis PPPK. Untuk meningkatkan pemahaman, pengetahuan dan keterampilan Jabatan Fungsional Arsiparis, maka perlu diadakannya Sosialisasi Pengembangan SDM Jabatan Fungsional Arsiparis di lingkungan Pemerintah Kota Padang.
b. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan diselenggarakannya kegiatan Sosialisasi Pengembangan SDM Jabatan Fungsional Arsiparis adalah :
1. Meningkatkan wawasan, ilmu pengetahuan, keterampilan SDM Jabatan Fungsional Arsiparis PNS dan PPPK.
2. Dengan adanya kegiatan sosialisasi pengembangan SDM Jabatan Fungsional Arsiparis PNS dan PPPK diharapkan pengelolaan arsip secara keseluruhan di Pemerintah Kota Padang berjalan dengan sangat baik.
c. Dasar Pelaksanaan
- Dasar Hukum :
a. Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
b. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 1 Tahun 2023 tentang Jabatan Fungsional.
c. Peraturan BKN Nomor 11 Tahun 2022 tentang Pembinaan Kepegawaian Jabatan Fungsional yang telah diganti dengan Peraturan BKN Nomor 3 Tahun 2023.
d. Perka ANRI Nomor 4 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan tugas Jabatan Fungsional Arsiparis.
e. Perka ANRI No.23 Tahun 2017 tentang Perubahan atas Perka ANRI Nomor 5 Tahun 2016 tentang Standar Kualitas Hasil Kerja (SKHK) Pejabat Fungsional Arsiparis.
- Kegiatan sosialisasi ini tercantum dalam Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Tahun Anggaran 2024 pada Sub Kegiatan Permberdayaan Kapasitas Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Kota, Kegiatan Pengelolaan Simpul Jaringan Informasi Kearsipan Nasional Tingkat Kabupaten/Kota.
d. Maksud dan Tujuan
1. Memberikan pengetahuan mendasar tentang tugas pokok dan fungsi jabatan fungsional arsiparis.
2. Tersedianya SDM Kearsipan yaitu Jabatan Fungsional Arsiparis yang mempunyai kapabilitas dan kompetensi dalam penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan.
3. Meningkatkan Nilai Indeks Pengawasan Kearsipan Internal Kota Padang.
II. PELAKSANAAN KEGIATAN
a. Peserta Sosialisasi
Peserta Sosialisasi Pengembangan SDM Jabatan Fungsional Arsiparis di lingkungan Pemerintah Kota Padang adalah Arsiparis PNS sebanyak 32 orang dan Arsiparis PPPK sebanyak 53 orang.
b. Narasumber dan Materi
- Narasumber dan materi untuk Jabatan Fungsional Arsiparis PNS :
1. Agustini, S.Pd, MM, Kabid Pengadaan, Pemberhentian dan Informasi ASN, BKPSDM Kota Padang yang memberikan materi tentang Jabatan Fungsional Pasca Permenpan 1 Tahun 2023
2. Restu Pramona, SS, Arsiparis Ahli Muda yang memberikan materi tentang Tugas Pokok dan Jabatan Fungsional Arsiparis dan Praktek Konversi SKP menjadi Angka Kredit Arsiparis.
- Narasumber dan materi untuk Jabatan Fungsional Arsiparis PPPK
1. Dr. Ferimulyani Hamid, M.Biomed, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang yang memberikan materi tentang Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Fungsional Arsiparis.
2. Nurdaleni, S.THi, Arsiparis Ahli Muda yang memberikan materi tentang Permasalahan Arsip Pada OPD.
c. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kegiatan Sosialisasi
Kegiatan Sosialisasi Pengembangan SDM Jabatan Fungsional Arsiparis PNS dan PPPK ini dilaksanakan pada Tanggal 6 dan 7 Juni 2024 bertempat di Ruang Pertemuan Abu Bakar Jaar, Kantor Balaikota, Aia Pacah, Padang.
Kegiatan Sosialisasi Pengembangan SDM Jabatan Fungsional Arsiparis PPPK dilaksanakan pada Tanggal 6 Juni 2024, sedangkan untuk Arsiparis PNS dilaksanakan pada Tanggal 7 Juni 2024.
Tanggal 6 Juni 2024
1) Materi 1 : Ibu dr. Feri Mulyani Hamid, M. Biomed
Judul materi : Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Fungsional Arsiparis
Kesimpulan : Tugas pokok jabatan fungsional arsiparis adalah melakukan pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis, melakukan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi serta melakukan pembinaan kearsipan.Tujuan pelaksanaan tugas arsiparis ini adalah agar terwujudnya tertib arsip, terselamatkannya arsip statis, tersedianya layanan arsip hingga meningkatnya kapasitas penyelenggaraan kearsipan.
2) Materi 2 : Nurdaleni, S.THi
Judul materi : Permasalahan Arsip Pada OPD
Kesimpulan : Dalam menangani permasalahan arsip pada OPD di lingkungan Pemerintah Kota Padang ini, narasumber memberikan solusi dan praktek dengan cara memisahkan arsip dari tahun 2016 dengan memperhatikan urusan/masalah (tiap satu urusan/masalah sampul arsip dengan menggunakan kertas casing), masukkan arsip yang sudah disampul ke dalam box (diberi label box), dan melakukan penataan dan penyimpanan pada ruangan record center dengan menggunakan prinsip asal usul.
Tanggal 7 Juni 2024
7) Materi 1 : Agustini, S.Pd, MM
Judul materi : Jabatan Fungsional Pasca Permenpan 1 Tahun 2023
Kesimpulan : Tugas Jabatan Fungsional Pasca Permenpan 1 Tahun 2023 memperhatikan ruang lingkup kegiatan dan dapat juga diberikan tugas lainnya. Klasifikasi Jabatan Fungsional disusun berdasarkan kesamaan karakteristik, mekanisme, dan pola kerja dalam unit organisasi.Kategori dan Jenjang Jabatan Fungsional (JF) terdiri dari Jabatan Fungsional Keahlian dan Jabatan Fungsional Keterampilan. Jenis Pengangkatan dalam Jabatan Fungsional terdiri dari Pengangkatan pertama, Perpindahan dari Jabatan Lain, Penyesuaian, dan Promosi.
.
2) Materi 2 : Restu Pramona, SS
Judul materi : Tugas Pokok dan Jabatan Fungsional Arsiparis dan Praktek Konversi SKP menjadi Angka Kredit Arsiparis
Kesimpulan : Tugas pokok arsiparis adalah mengelola arsip dinamis, mengelola arsip statis, menyajikan arsip menjadi sebuah informasi dan melaksanakan pembinaan kearsipan.
Dalam hal pelaksanaan tugas pokok Fungsional Arsiparis ini dilakukan praktekkan langsung kepada arsiparis untuk membuat ABK (Analisis Beban Kerja) yang merupakan konversi SKP menjadi angka kredit arsiparis.
d. Pelaksanaan Kegiatan Sosialisasi
Pada hari pertama kegiatan Sosialisasi ini dilaksanakan untuk jabatan fungsional arsiparis formasi PPPK. Pada hari pertama sesi 1 dengan narasumber Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang, Ibu dr.Ferimulyani Hamid, Biomed, dengan Materi Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Fungsional Arsiparis. Narasumber menjelaskan bahwa pentingnya memperhatikan tugas pokok arsiparis. Arsiparis adalah sesorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh dari pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.Dasar pelaksanaan tugas jabatan fungsional arsiparis merujuk pada UU N0.43 Tahun 2009, Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2012, Permenpan No 1 Tahun 2023, Per BKN No.3 Tahun 2023, Perka Anri No 4 Tahun 2017 dan Perka ANRI No.23 Tahun 2017.
Tugas pokok jabatan fungsional arsiparis adalah melakukan pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis, melakukan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi serta melakukan pembinaan kearsipan.Tujuan pelaksanaan tugas arsiparis ini adalah agar terwujudnya tertib arsip, terselamatkannya arsip statis, tersedianya layanan arsip hingga meningkatnya kapasitas penyelenggaraan kearsipan.
Jenjang jabatan dan pangkat jabatan fungsional arsiparis yaitu Arsiparis Terampil, Arsiparis Mahir, Arsiparis Penyelia, Arsiparis Ahli Pertama, Arsiparis Ahli Muda, Arsiparis Ahli Madya dan Arsparis Ahli Utama. Tiap jenjang jabatan dan pangkat jabatan fungsional arsiparis memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing masing.
Pada hari pertama sesi 2 dengan narasumber Nurdaleni, S.Thi dengan Materi Permasalahan arsip pada OPD di Lingkungan Pemerintah Kota Padang. Narasumber menjelaskan apa yang harus dilakukan arsiparis di tempat kerja dan narasumber menjelaskan yang dilakukan pertama kali oleh arsiparis adalah perhatikan berkas kerja/arsip di tempat kerja dan di gudang. Selanjutnya menentukan permasalahan yang ditemukan, ada tidaknya ditemukan box arsip, tidak tersedianya rak arsip, tidak memiliki kertas casing,.
Dalam permasalahan ini, narasumber memberikan solusi dengan cara memisahkan arsip dari tahun 2016 dengan memperhatikan urusan/masalah (tiap satu urusan/masalah sampul arsip dengan menggunakan kertas casing), masukkan arsip yang sudah disampul ke dalam box (diberi label box), dan melakukan penataan dan penyimpanan pada ruangan record center dengan menggunakan prinsip asal usul.
Setelah memaparkan materi tentang apa permasalahan yang dihadapi pada hampir semua OPD berikut dengan solusinya, narasumber langsung mempraktekkan bagaimana cara memilah arsip, memisahkan arsip sesuai dengan urusan, menyimpan arsip dengan menggunakan kertas casing kemudian dimasukkan dalam box arsip. Dan narasumber minta beberapa peserta untuk mempraktekknya di depan.
Pada hari kedua kegiatan sosialisasi ini dilaksanakan untuk arsiparis PNS.
Pada hari kedua sesi 1, dengan narasumber, Ibu Agustini, S.Pd, MM, Kabid Pengadaan, Pemberhentian dan Informasi ASN yang memberikan materi tentang Jabatan Fungsional Pasca Permenpan 1 Tahun 2023.
Narasumber menjelaskan tentang Tata Kelola Jabatan Fungsional dalam PermenpanRB 1 Tahun 2023, antara lain, berbasis pada ruang lingkup tugas pada setiap jenjang jabatan dan disesuaikan dengan ekspetasi kerja, perpindahan dapat dilaksanakan lintas rumpun untuk memudahkan talent mobility, Target AK tahunan ditetapkan sebagai koefisien pengail untuk konversi predikat evaluasi kinerja setiap tahun, Tidak ada lagi DUPAK, evaluasi berdasarkan hasil penilaian pemenuhan ekspektasi kerja, Ditambahkan ketentuan kenaikan pangkat istimewa diberikan kepada pejabat fungsional Pejabat Fungsional yang memiliki penilaian kinerja dan keahlian yang luar biasa dalam melaksanakan tugas Jabatan Fungsional, Instansi pembina menyusun konten pembelajaran strategi dan program pengembangan kompetensi. Pejabat fungsional berkedudukan dan bertanggung jawab di bawah JPT Madya, JPT Pratama, Administrator, Pengawas, atau Jabatan Fungsional yang memimpin organisasi.
Tugas Jabatan Fungsional memperhatikan ruang lingkup kegiatan dan dapat juga diberikan tugas lainnya. Klasifikasi Jabatan Fungsional disusun berdasarkan kesamaan karakteristik, mekanisme, dan pola kerja dalam unit organisasi.Kategori dan Jenjang Jabatan Fungsional (JF) terdiri dari Jabatan Fungsional Keahlian dan Jabatan Fungsional Keterampilan. Jenis Pengangkatan dalam Jabatan Fungsional terdiri dari Pengangkatan pertama, Perpindahan dari Jabatan Lain, Penyesuaian, dan Promosi.
Dalam hal ini narasumber juga menyampaikan jika arsiparis PNS ingin menempuh pendidikan yang lebih tinggi maka harus linear dengan jabatan sekarang karena jika tidak linear maka pendidikan tersebut hanya bisa dipakai untuk gelar saja dan hanya diakui 25 %.
Pada hari kedua sesi 2, dengan narasumber Restu Pramona, SS yang memberikan materi tentang Tugas Pokok dan Jabatan Fungsional Arsiparis dan Praktek Konversi SKP menjadi Angka Kredit Arsiparis.
Narasumber menjelaskan SDM Kearsipan menurut UU No.43 Tahun 2009 dan PP No.28 Tahun 2012 terdiri dari Arsiparis PNS dan Non PNS, struktural di Lembaga Kearsipan Daerah dan struktural di Unit Kearsipan serta pengelola arsip dan staf TU. Tugas pokok arsiparis adalah mengelola arsip dinamis, mengelola arsip statis, menyajikan arsip menjadi sebuah informasi dan melaksanakan pembinaan kearsipan. Jenjang jabatan arsiparis ini terdiri dari kategori keterampilan (arsiparis terampil, arsiparis mahir dan arsiparis penyelia) dan kategori keahlian (arsiparis ahli pertama, arsiparis ahli muda, arsiparis ahli madya dan arsiparis ahli utama).. Pengangkatan jabatan fungsional arsiparis ini berasal dari pengangkatan pertama, perpindahan dari jabatan lain, penyesuaian serta promosi.
Narasumber juga menyampaikan penyetaraan jabatan ke dalam Jabatan Fungsional Arsiparis yang tercakup dalam Permenpan 17 Tahun 2021. Pejabat yang diusulkan dalam penyetaraan jabatan merupakan pejabat administrasi yang pada saat penyederhanaan struktur organisasi duduk dalam jabatan yang terdampak penyederhanaan struktur organisasi. Ketentuan kenaikan pangkat jabatan fungsional adalah ketersediaan kebutuhan jabatan, memenuhi angka kredit kumulatif yang ditentukan untuk kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi, memiliki predikat kinerja lebih rendah baik dalam 1 (satu) tahun terakhir.dan telah mengikuti dan lulus uji kompetensi. Narasumber juga melakukan praktek langsung kepada arsiparis untuk membuat ABK (Analisis Beban Kerja) yang merupakan konversi SKP menjadi angka kredit arsiparis.
PENUTUP
a. Kesimpulan
1. Jabatan Fungsional Arsiparis memiliki fungsi dan tugas pokok sesuai dengan jenjang jabatan dan pangkat jabatannya sesuai Perka ANRI No.4 Tahun 2017.
2. Pelaksanaan tugas arsiparis ini secara umum meliputi pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, menyajikan arsip menjadi sebuah informasi dan melakukan pembinaan kearsipan.
3. Kegiatan Sosialisasi Pengembangan SDM Jabatan Fungsional Arsiparis PNS dan PPPK ini merupakan upaya Pemerintah Kota Padang melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang dengan menghadirkan narasumber yang kompeten agar arsiparis paham dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sebagai arsiparis sehingga dapat pengelolaan arsip secara keseluruhan berjalan dengan baik.
b. Saran
1. Diharapkan semua Jabatan Fungsional Arsiparis yang mengikuti Kegiatan Sosialisasi Pengembangan SDM Jabatan Fungsional Arsiparis ini untuk dapat mengerti dan memahami akan tugas pokok dan fungsi dan menerapkannya pada OPD masing-masing di lingkungan Pemerintah Kota Padang.
2. Kegiatan dapat diadakan secara berkelanjutan agar dapat memantau pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan OPD secara berkala.
3. Jika arsiparis mendapatkan tugas tambahan dari pimpinan, tapi perlu jadi perhatian, Dalam hal Pengembangan SDM Jabatan Fungsional Arsiparis ini perlu mengutamakan tugas pokok nya sebagai arsiparis.
4. Memberikan pemahaman kepada Kepala OPD untuk memberikan tanggung jawab jabatan Fungsional Arsiparis sesuai penempatannya dan mendorong terlaksananya penyelenggaraan kearsipan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku,
5. Komitmen semua pihak dalam meningkatkan penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan yang transparan, akuntabel dan terpercaya.
