Pendampingan Pustakawan Dalam Pemanfaatan dan Pemakaian Aplikasi Inlislite di Perpustakaan Masril Payan

Balaikota Padang

Penulis: Saa'Idah,A.Md

(Pranata Komputer Terampil Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang )

Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 7 Tahun 2023 tentang Standar Nasional Perpustakaan Khusus adalah peraturan yang mengatur standar minimal yang harus dipenuhi oleh Perpustakaan Khusus di Indonesia. Peraturan ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas layanan dan pengelolaan perpustakaan khusus di berbagai lembaga, institusi, dan organisasi agar sesuai dengan standar yang ditetapkan secara nasional.

Pemanfaatan pendampingan dalam penggunaan INLISLite (Integrated Library System) untuk perpustakaan khusus sangat penting guna memastikan bahwa sistem ini dapat diterapkan dan dimanfaatkan secara optimal oleh pustakawan maupun pengguna perpustakaan. INLISLite adalah sistem otomatisasi perpustakaan yang memudahkan berbagai layanan seperti katalogisasi, sirkulasi, hingga manajemen koleksi digital. Berikut adalah berbagai aspek dan manfaat pendampingan dalam pemanfaatan INLISLite di perpustakaan khusus:

1. Peningkatan Kapasitas Pustakawan

Pendampingan memastikan pustakawan memahami cara kerja INLISLite, dari fitur dasar hingga penggunaan yang lebih lanjut. Manfaatnya termasuk:

• Pelatihan Teknis: Pustakawan diajarkan cara mengelola katalog, memasukkan data koleksi, memproses sirkulasi peminjaman, dan mengelola laporan perpustakaan menggunakan INLISLite.

• Penguasaan Fitur Lanjutan: Pendampingan memungkinkan pustakawan menguasai fitur-fitur canggih seperti manajemen koleksi digital, laporan statistik penggunaan, dan integrasi dengan sistem lain. Ini penting untuk perpustakaan khusus yang mungkin memiliki koleksi unik atau layanan berbeda dari perpustakaan umum.

• Solusi Masalah Teknis: Dalam proses pendampingan, pustakawan dapat belajar cara mengatasi masalah yang mungkin muncul saat menggunakan INLISLite, misalnya gangguan pada sistem sirkulasi atau kesalahan dalam pengelolaan metadata.

2. Pemanfaatan Fitur Khusus untuk Perpustakaan Khusus

Perpustakaan khusus, seperti perpustakaan hukum, kesehatan, atau penelitian, biasanya memiliki koleksi spesifik yang perlu dikelola secara detail. Pendampingan dalam penggunaan INLISLite membantu memaksimalkan pemanfaatan fitur untuk kebutuhan tersebut, seperti:

• Pengelolaan Koleksi Khusus: Pendampingan membantu pustakawan untuk menggunakan modul katalogisasi yang lebih rinci, yang dapat menangani dokumen-dokumen teknis atau arsip khusus sesuai kebutuhan perpustakaan khusus.

• Organisasi Koleksi Digital: Untuk perpustakaan khusus yang memiliki koleksi digital besar, pendampingan akan membantu dalam pengaturan akses digital, metadata, serta integrasi koleksi fisik dan digital dengan mudah.

• Sistem Pencarian Spesifik: Pendampingan memastikan bahwa pustakawan mampu mengoptimalkan fitur pencarian yang lebih mendalam, terutama ketika perpustakaan membutuhkan pengelolaan katalog yang sangat rinci untuk memudahkan pengguna dalam mengakses informasi tertentu.

3. Peningkatan Layanan kepada Pengguna Perpustakaan

Pendampingan juga membantu pustakawan dalam memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan khusus, misalnya:

• Penggunaan oleh Pengguna Akhir: Pengguna perpustakaan seperti peneliti, dosen, atau profesional yang memerlukan akses cepat ke materi perpustakaan akan dibimbing cara menggunakan sistem katalog online, mengakses e-book, jurnal, atau koleksi digital lainnya melalui INLISLite.

• Layanan Peminjaman dan Pengembalian: Pendampingan membantu pustakawan dalam memanfaatkan fitur-fitur sirkulasi seperti peminjaman otomatis, pengelolaan denda, atau pengingat peminjaman, yang dapat meningkatkan efisiensi dalam pelayanan kepada pengguna.

• Personalisasi Layanan: Pendampingan memungkinkan pustakawan untuk menyediakan layanan yang lebih dipersonalisasi, seperti pengaturan akun pengguna, pemberitahuan otomatis, atau rekomendasi bahan bacaan berdasarkan preferensi pengguna.

4. Peningkatan Efisiensi Operasional

Dengan adanya pendampingan dalam pemanfaatan INLISLite, perpustakaan khusus dapat meningkatkan efisiensi operasional, antara lain:

• Automatisasi Proses: Proses yang sebelumnya manual, seperti pengolahan katalog, pelacakan peminjaman, dan pengarsipan, menjadi lebih otomatis dengan INLISLite. Pendampingan memastikan pustakawan memahami cara mengotomatisasi proses-proses ini.

• Manajemen Koleksi Lebih Baik: Pendampingan memastikan pustakawan mampu mengelola koleksi secara sistematis dan akurat, baik untuk koleksi fisik maupun digital. Ini penting bagi perpustakaan khusus yang sering kali memiliki koleksi yang jarang ditemukan di perpustakaan lain.

• Penyusunan Laporan: Pendampingan membantu pustakawan memanfaatkan INLISLite untuk membuat laporan tahunan atau bulanan yang lebih detail, seperti statistik peminjaman, penggunaan koleksi digital, atau tren penggunaan layanan perpustakaan.

5. Memastikan Kepatuhan terhadap Standar

Pendampingan juga memastikan perpustakaan khusus memanfaatkan INLISLite sesuai dengan standar perpustakaan, baik nasional maupun internasional, seperti:

• Penggunaan Format MARC: Pendampingan membantu pustakawan memahami penggunaan format standar pengatalogan seperti MARC (Machine-Readable Cataloging), yang penting untuk perpustakaan dengan koleksi penelitian atau arsip khusus.

• Integrasi dengan Sistem Lain: Perpustakaan khusus sering kali harus mengintegrasikan INLISLite dengan sistem informasi lainnya, seperti portal akademik atau sistem manajemen penelitian. Pendampingan dapat membantu memastikan proses integrasi ini berjalan lancar.

6. Pemanfaatan Maksimal untuk Pelaporan dan Evaluasi

Pendampingan juga memastikan perpustakaan khusus dapat memanfaatkan INLISLite untuk keperluan pelaporan, evaluasi, dan perencanaan layanan, seperti:

• Laporan Penggunaan Koleksi: Pendampingan memungkinkan pustakawan menghasilkan laporan penggunaan koleksi fisik dan digital secara otomatis, yang sangat berguna dalam mengukur efektivitas koleksi dan merencanakan pengembangan lebih lanjut.

• Evaluasi Efektivitas Layanan: Dengan pendampingan, pustakawan dapat menggunakan data yang dihasilkan dari INLISLite untuk mengevaluasi layanan, misalnya tren peminjaman, koleksi yang paling sering digunakan, atau program yang paling diminati pengguna.

(Lampiran Dokumentasi dan Pendampingan Pustakawan dalam pemanfaatan dan pemakaian aplikasi Inlislite Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang )