Kamis, 24/10/2024 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang kembali memfasilitasi pemusnahan arsip salah satu Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah Kota Padang, yakni Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP).

Setelah melalui proses penilaian arsip dan rapat penilaian terhadap arsip yang diusulkan musnah, maka hasil rapat penilaian berupa Pertimbangan Penilai Arsip telah memutuskan sebanyak 1011 (seribu sebelas) berkas arsip milik DPMPTSP sebagai arsip yang ditetapkan musnah. 

Dengan keluarnya Surat Wali Kota Padang Nomor: 000.5.6.2/112/DPK-PDG/2024 tanggal 10 Oktober 2024 Perihal Persetujuan Penetapan Pemusnahan Arsip pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu, maka arsip DPMPTSP yang telah ditetapkan musnah, sudah bisa dilakukan pemusnahan fisik dan informasi arsip sesuai prosedur  dengan disaksikan oleh perwakilan dari Inspektorat dan Bagian Hukum.

Kegiatan pemusnahan arsip DPMPTSP dilaksanakan di Mall Pelayanan Publik di gedung Plaza Andalas, oleh Swesti Fanloni, SSTP., M.Si selaku Kepala DPMPTSP, disaksikan oleh dr. Feri Mulyani Hamid, M. Biomed, selaku Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Kota Padang, Atoz, SE selaku Sekretaris DMPTSP, Rahmat Riyan, SH selaku saksi dari Inspektorat dan Ninon Roza selaku saksi dari Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Padang. Pemusnahan arsip secara simbolis dilakukan dengan cara  dicacah menggunakan mesin penghancur.  

Kami dari DPMPTSP berterima kasih kepada tim dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang yang telah memberi pendampingan dan  melayani setiap pertanyaan dari arsiparis DPMPTSP terkait proses pemusnahan arsip, sehingga DPMPTSP dapat melaksanakan pemusnahan arsip pada hari ini, ujar Swesti Fanloni, SSTP., M.Si, Kepala DPMPTSP. Swesti Fanloni juga menyampaikan pentingnya peran arsiparis yang ada di DPMPTSP dalam melakukan pengelolaan arsip hingga proses pemusnahan arsip.

dr. Feri Mulyani Hamid, M. Biomed, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang juga menyampaikan apresiasinya kepada  DPMPTSP atas kepeduliannya pada pengelolaan arsip, hingga terlaksananya pemusnahan arsip DPMPTSP pada hari ini. dr. Feri Mulyani Hamid, M. Biomed berharap semoga proses penyusutan arsip dapat dilakukan secara berkala. Penyusutan arsip akan memberikan banyak manfaat bagi Perangkat Daerah, antara lain penumpukan arsip akan berkurang, penemuan arsip kembali akan lebih mudah, efisiensi ruangan dan sarana prasarana penyimpanan arsip serta efiesinesi biaya pengelolaan arsip.    

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang juga menjelaskan bahwa dokumen yang dihasilkan dari proses penilaian hingga pemusnahan arsip harus disimpan karena merupakan arsip permanen dan diperlakukan sebagai arsip vital oleh OPD pemilik arsip.

Dengan penyusutan arsip, maka akan terseleksi arsip yang ada. Arsip usul musnah dapat dimusnahkan dan arsip yang masih mempunyai nilai guna, dinyatakan permanen dan telah melewati retensinya sesuai Jadwal Retensi Arsip Kota Padang dapat diserahkan ke Dinas Perpustakan dan Kearsipan Kota Padang selaku Lembaga Kearsipan Daerah. Arsip ini akan nantinya akan disimpan, dirawat dan dilestarikan sebagai memori organisasi, memori kolektif daerah dan warisan budaya bangsa. (mona)